¿Qué es la reducción de costos y cómo disminuir los gastos?
La reducción de costos es un conjunto de estrategias aplicadas a los gastos de una empresa con el objetivo de garantizar su sostenibilidad financiera. Estas acciones buscan reducir los desperdicios sin comprometer la capacidad operativa, aumentando su eficiencia y rentabilidad.
La meta de muchos negocios es alcanzar el beneficio neto. Sin embargo, ¿qué hacer cuando los gastos de tu empresa crecen más de lo esperado? Para responder a esta pregunta, necesitás saber cómo funciona una reducción de costos.
Esta práctica busca ayudar a los negocios a evitar gastar más de lo que ganan, lo cual es bastante perjudicial para el crecimiento de cualquier empresa. Además, en tiempos de crisis, reducir costos puede ser la salvación de un negocio.
¿Querés conocer esta estrategia y aprender cómo aplicarla? ¡Seguí leyendo este artículo! Separamos todo lo que necesitás saber sobre qué es la reducción de costos y cómo llevarla a cabo. ¿Empezamos?
¿Qué es la reducción de costos?
La reducción de costos es un proceso fundamental para las empresas que buscan mantener su salud financiera y mejorar su competitividad en el mercado. Incluye la implementación de estrategias y medidas para disminuir los gastos operativos sin comprometer la calidad de los productos o servicios.
Estas estrategias pueden abarcar desde la optimización de procesos internos hasta la negociación con proveedores y la búsqueda de alternativas más económicas y eficientes en todas las áreas de la empresa.
El objetivo final es lograr una gestión financiera más efectiva y un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
Al reducir los costos de manera eficiente, las empresas pueden mejorar su flujo de caja, aumentar su rentabilidad y fortalecer su capacidad de inversión en áreas clave, como la innovación y la expansión.
Además, la reducción de costos puede proporcionar una mayor flexibilidad financiera, haciendo que la empresa sea más resiliente ante crisis económicas y más competitiva en el mercado.
Sin embargo, es esencial que esta reducción se realice de manera estratégica y sostenible, teniendo en cuenta no solo el aspecto financiero, sino también el impacto en las operaciones y en el desempeño general de la organización.
💡 Aprendé más → Flujo de fondos: ¿cómo calcularlo y por qué es clave para tu emprendimiento?
¿Qué son los costos?
Los costos son todos los gastos de tu empresa relacionados con los productos o servicios que ofrece. Por ejemplo: materia prima, proveedores, flujos de entrega, embalaje, etc.
Es importante destacar que los costos y los gastos son cosas diferentes. Entendemos los gastos como los desembolsos necesarios para que tu negocio exista, como el alquiler del espacio, las facturas de luz y agua, el pago de salarios, entre otros.
Teniendo esto en cuenta, necesitás tener una visión amplia de la gestión financiera de tu negocio. De esta manera, podrás identificar qué costos están excediendo tus cuentas y actuar para reducirlos.
Los costos de un negocio se dividen en dos tipos, a saber:
- Costos fijos: aquellos que no varían o que se han establecido mediante contratos a largo plazo, como un contrato fijo con una empresa de transporte, por ejemplo.
- Costos variables: son aquellos que pueden variar según la caída o el aumento de la demanda, la estacionalidad y otros factores. Un ejemplo: materiales para la producción, gastos en importación de productos, etc.
💡 Conocé más: Estructura de costos: qué es y cómo planificar la tuya
¿Por qué es importante la reducción de costos?
Si los costos de tu empresa son más altos, o muy cercanos, a tu beneficio neto, el crecimiento de tu negocio está comprometido. Para mantener una curva de desarrollo saludable, no podés tener gastos que comprometan tus ingresos.
Los costos elevados pueden hacer que tu negocio se estanque y, con el tiempo, vas a tener dificultades para pagar tus gastos.
La reducción de costos es importante precisamente para evitar este tipo de problema. Con un plan bien estructurado, vas a poder optimizar todos los gastos de tu empresa y garantizar que siga creciendo.
En tiempos de crisis, la reducción de costos puede ayudar a mantener tu negocio con vida. Además, no importa cuán organizado sea tu plan de negocios, siempre pueden surgir imprevistos. En estos casos, reducir costos también puede ser una gran solución.
Sin embargo, es importante tener cuidado al poner en práctica este plan, ya que algunos gastos son esenciales para mantener tu empresa activa.
A lo largo de este artículo, vamos a acercarte consejos para reducir costos de forma segura y efectiva.
¿Cómo hacer una reducción de costos?
Para llevar a cabo una reducción de costos que sea efectiva y preserve el funcionamiento de tu empresa, es necesario realizar un trabajo analítico antes de pasar a la práctica. Para ayudarte con esto, preparamos un paso a paso completo.
1. Analizá tus procesos
El punto de partida para reducir los costos de tu negocio es analizar tus procesos. Comprender cómo funciona cada engranaje y cuál es la inversión en cada uno de ellos es crucial para identificar oportunidades de reducción.
Por lo tanto, dedicá un tiempo exclusivamente para observar de cerca el funcionamiento de toda la cadena de producción de tu empresa. Durante este análisis de los costos de producción, intentá entender si existen procesos que podrían eliminarse u optimizarse.
Por ejemplo: supongamos que tenés una fábrica de remeras y, semanalmente, necesitás buscar piezas para abastecer tu stock. En este caso, vale la pena considerar algunos puntos como:
- ¿Cuál es el promedio de remeras vendidas por semana?
- ¿Cuántas piezas necesitás para mantener la producción semanal?
- ¿Cuál es el espacio disponible en tu stock?
Con esto en mente, podrías ajustar el abastecimiento de tu stock a un modelo quincenal o mensual y lograr:
- reducir los costos de transporte o envío de mercancías: dado que este proceso dejaría de ser semanal, también dejaría de ser un gasto recurrente;
- negociar mejores precios con el proveedor: ya que estarías adquiriendo un mayor número de piezas, en este caso, podrías comprarlas al por mayor, lo que resultaría en un descuento en el valor total.
💡 Conocé más: ¿Cómo calcular costos de un producto?
2. Reducí tus gastos bancarios
Los gastos bancarios de un negocio pueden parecer pequeños al principio. Sin embargo, cuando se suman, pueden superar los $50.000. Aunque no sea una cantidad exorbitante, estos gastos se pueden evitar y es mejor cuidar cada peso para mantener su salud financiera.
Por eso, revisá todas tus tarifas bancarias, desde las tarifas por emisión de boletos hasta costos por transferencias y depósitos. Hoy en día, existen una serie de bancos digitales que ofrecen todos estos servicios de forma online y gratuita.
Por lo tanto, si identificás que podés eliminar gastos con servicios bancarios, considerá migrar a una solución más económica. Además, intentá centralizar tu caja en una sola institución, lo que facilitará tus transacciones y también ayudará a reducir costos.
3. Realizá una buena gestión de inventario
La gestión de inventario es uno de los puntos más importantes de la administración de una empresa. Y, cuando hablamos de costos, muchas oportunidades de reducción de costos pueden surgir en este departamento.
El punto principal, pensando en la economía, es entender la demanda de cada producto antes de almacenarlos. Si comprás muchas piezas y tus ventas no están alineadas con esa cantidad, vas a tener un problema de inventario parado, lo cual no es bueno para la salud de tu negocio.
Para facilitar esta gestión, desde Tiendanube creamos la planilla de control de inventario:
Además, estudiá si realmente necesitás tener todos los productos en stock. En algunos casos, puede ser más ventajoso vender a través de un esquema de consignación, por ejemplo.
4. Evaluá tus alianzas
Para mantener un negocio activo, es común que establezcas alianzas con proveedores, transportistas, pasarelas de pago, plataformas de e-commerce, etc. Evaluar estas relaciones comerciales también puede brindar oportunidades para ahorrar.
Por supuesto, el enfoque está en ofrecer las mejores condiciones para el consumidor. Sin embargo, es necesario hacer un esfuerzo para equilibrar el costo-beneficio de las soluciones que elijas para tu negocio.
Estudiá cuánto gastás en los servicios esenciales de tu negocio e intentá negociar tarifas y cuotas. Si no hay flexibilidad, investigá soluciones disponibles en el mercado y evaluá si vale la pena realizar cambios.
Buscar servicios más ventajosos puede ayudarte a reducir gastos y mantener la experiencia de compra de tu cliente positiva.
💡 Conocé más: ¿Qué costo tiene lanzar mi Tiendanube?
5. Utilizá la tecnología para gestionar tus finanzas
La tecnología y los negocios van siempre de la mano, por lo tanto, contá con ella para optimizar tus finanzas. Automatizar la gestión de tu empresa puede ayudarte a encontrar oportunidades de reducción con más facilidad.
Existen una serie de softwares y aplicaciones que pueden hacer que toda tu gestión financiera sea más organizada y efectiva. Con esto, es más fácil mantener todos tus costos bajo control.
Un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de recursos empresariales) es una de las principales herramientas utilizadas para la gestión de un e-commerce. Te permite tener un control más detallado de tu inventario, del flujo de caja y de todos los gastos de tu negocio.
Así, tenés toda la información importante para una buena gestión financiera centralizada en una misma interfaz.
💡 Conocé más → ERP: ejemplos de uso en una empresa para automatizar procesos
6. Reevaluá tu régimen tributario
Entender cuál es el régimen tributario de tu negocio es crucial para mantener tu empresa dentro de la legalidad. Sin embargo, también es importante saber cuál es la categoría adecuada para tu volumen de ventas, para evitar gastos innecesarios.
Por ejemplo, es común que las empresas pequeñas y medianas opten por el monotributo, que tiene un costo mensual menor. Sin embargo, si la autoridad fiscal considera que tu negocio no se ajusta al régimen simple, podés ser multado.
Por lo tanto, consultá a un contador y asegurate de que tu empresa esté encuadrada en el régimen tributario adecuado. Así, evitarás problemas y gastos no planificados.
7. Establecé un límite de gastos mensuales
Sin un plan financiero bien estructurado, puede ocurrir que los gastos de tu negocio superen los límites en algunos meses. Esto es, sin duda, muy perjudicial para tu bolsillo.
Para evitar que esto suceda con frecuencia, establecé un límite de gastos mensuales. Empezá sumando todos los costos obligatorios y esenciales de tu negocio. Una vez hecho esto, analizá cuáles son los gastos variables y entendé cuánto pueden aumentar en el transcurso de un mes.
💡 Conocé más: ¿Qué son los costos de venta y cómo calcularlos?
Ejemplo práctico
Supongamos que solés encargar 60 remeras al mes para tu fábrica. Considerando que el precio de fábrica es de $8.000 por pieza y, al comprar 60 artículos, tenés un descuento del 5%, tu gasto promedio sería de $456.000 por mes.
Sin embargo, tu proveedor, de vez en cuando, tiene costos más altos con la materia prima y esto impacta en el valor de la pieza, que llegó a costar $9.500 la unidad. En esta ocasión, gastaste $541.500 en 60 remeras.
Entendemos, entonces, que tu gasto en material puede aumentar, en promedio, un 18.75% mes a mes.
Con esto en mente, podés definir un valor promedio para los gastos mensuales de tu empresa sin comprometer tu línea de producción. Para esta etapa, es necesario recurrir a la matemática financiera y poner el cerebro a trabajar.
8. Analizá los costos actuales
Después de hacer todos los cálculos, tendrás una visión clara de cuáles son todos tus costos (fijos y variables). Con esta información, podés entender qué costos se pueden ajustar y cuáles deben mantenerse.
Este análisis debe hacerse en función del costo-beneficio de cada uno de tus gastos. Por ejemplo: si tenés un contrato con una empresa de transporte que cobra más caro que la competencia, pero es la única que garantiza que tus entregas se realicen dentro del plazo y en todo el territorio nacional, interrumpir esta asociación está fuera de discusión.
Ahora bien, si gastás mucho en el mantenimiento de tu tienda virtual y sentís que solo no podrías gestionarla, podés migrar a una plataforma de e-commerce, como Tiendanube, que te ofrezca practicidad y tarifas más competitivas.
💡 Conocé más: Cómo calcular costo de envío sin afectar la rentabilidad de tu negocio
9. Elaborá un plan de reducción de costos
Después de entender qué gastos se pueden recortar, es hora de crear un plan de reducción de costos. En este momento, debés mapear qué cambios se realizarán en tu negocio. Por ejemplo: cambio de pasarela de pago de tu tienda, cambio de proveedor, reestructuración del flujo de abastecimiento del stock, etc.
En esta etapa, también tenés que calcular cuál será la reducción de costos. Para hacerlo, recurrí a las matemáticas y anotá cuánto te ayudará a ahorrar cada cambio.
En resumen, vas a usar tus gastos actuales para hacer una comparación de cuánto costarán después de los cambios y recortes planificados. Así, vas a llegar al valor exacto que estarás ahorrando.
10. Llevá a cabo la reducción de costos y monitoreá el impacto
Ya planeaste las acciones para reducir los gastos de tu empresa. Ahora, solo tenés que ponerlas en práctica.
Tené un cuidado especial en este momento, especialmente si estás haciendo cambios que impactan directamente en tu línea de producción. Asegurate de que todos los procesos de transición se realicen con calma para que vos y todo tu equipo puedan adaptarse fácilmente.
Además, monitoreá el impacto de los cambios, es decir, si influyeron en mejoras o pérdidas. Lo ideal es que esta sea una práctica que ayude a tu negocio a mantener un beneficio positivo. Sin embargo, para garantizar la calidad de tu producto o servicio, es importante entender si es necesario invertir más dinero en algunas áreas.
5 ejemplos de reducción de costos para empresas
Ahora que ya sabés cómo funciona un plan de reducción de costos, te presentamos algunos ejemplos básicos de gastos que podés reducir en tu empresa.
1. Telefonía e internet
Si tenés un e-commerce, una buena conexión a internet es fundamental. Por eso, evaluá qué empresa ofrece un plan adecuado para tu negocio en función de la relación costo-beneficio. Es decir, el valor del paquete versus la cantidad de MB (Mega Bytes) disponible.
2. Facturas de agua y energía
Parece algo simple, pero muchas personas olvidan ahorrar agua y luz en el lugar de trabajo. Este es un consejo importante tanto para tu bolsillo como para el medio ambiente.
Promové una cultura de ahorro de agua y luz en tu empresa para que las personas eviten dejar luces y dispositivos electrónicos encendidos cuando no sea necesario. Aunque sean gestos pequeños, al final del mes, marcan la diferencia en tus cuentas.
3. Papel e impresiones
Todavía es común encontrar empresas que gastan cantidades enormes de papel. Con esto, el costo de las impresiones se convierte en un gasto recurrente.
Tratá de entender si realmente necesitás papel en tu oficina. Con la digitalización de varios servicios, es posible administrar tu empresa y compartir documentos e información totalmente en línea.
Además de ahorrar dinero en impresiones, contribuís a la reducción del uso de papel y ayudás a preservar el medio ambiente.
4. Rotación de empleados
Si tenés empleados, es importante tener en cuenta que, además de los gastos de salario y beneficios, en caso de rescisión de contrato, tendrás que desembolsar ciertos valores. Por supuesto, a veces las desvinculaciones deben ocurrir por diversas razones.
Sin embargo, pensando en tus ingresos, enfocate en capacitar a tu equipo y garantizar un ambiente de trabajo saludable. De esta manera, la rotación de empleados deja de ser un problema y evitás costos con liquidaciones.
5. Plataforma de e-commerce
Si tenés una tienda virtual, saber cuál es la mejor plataforma de e-commerce es vital para el crecimiento de tu negocio. Es importante contar con toda la estructura necesaria para vender y atender a tus clientes sin complicaciones.
Además, una buena plataforma de e-commerce debe garantizar que puedas gestionar tu negocio de forma simple, fácil y segura. Por lo tanto, investigá las opciones disponibles en el mercado y cuánto cuesta cada una, recordando evaluar los beneficios.
Tiendanube, por ejemplo, ofrece todo lo que necesitás para publicar, promocionar, vender, enviar y recibir tus productos vendidos. Además, tenés total libertad para personalizar tu tienda virtual y darle la identidad de tu marca.
Los planes comienzan a partir de $0 al mes (por tiempo ilimitado y sin tope de ventas) y varían según las necesidades de tu negocio en ese momento. ¿Querés saber más? ¡Creá una tienda virtual gratis!
¿Todo claro sobre cómo hacer la reducción de costos?
El escenario ideal de todo emprendedor es no tener que lidiar con crisis financieras. Sin embargo, esto es algo que escapa a nuestro control total y puede ocurrir cuando menos lo esperamos. Pero, siempre que estés preparado, podés sortear los obstáculos y garantizar la estabilidad y el crecimiento de tu negocio.
Y, si sentís que es el momento de potenciar tu negocio, ¿qué te parece migrar tu tienda a Tiendanube? Contá con una plataforma completa y segura y aumentá tus ventas en línea.
