¿Qué es una factura electrónica en Colombia?

Mujer haciendo una factura electrónica en Colombia

Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a las facturas tradicionales en papel. Es un registro electrónico de una transacción de venta que permite que el contribuyente pueda comprobar sus ingresos y egresos.


Cuando se trata de hacer la declaración de impuestos en Colombia, la factura electrónica es un documento súper importante, ¡y aquí te explicaré por qué de manera fácil!

Hasta ahora, la DIAN asegura que hay más de 56,000 contribuyentes registrados en su sistema. De estos, 5,235 están en proceso de implementar la factura electrónica, lo que significa que están empezando a usarla.

Dentro de esos 56,000; 11,484 contribuyentes han decidido emplear la solución gratuita que ofrece la DIAN, y otros 36,311 están recibiendo ayuda de 75 empresas autorizadas por la DIAN para utilizar la factura electrónica.

¿Quieres saber más sobre qué es una factura electrónica y para qué sirve la factura electrónica? ¡Acompáñame!

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¿Qué es la factura electrónica en Colombia?

La factura electrónica es como una versión moderna de la factura en papel, pero con muchas ventajas. Legalmente, tiene el mismo valor que una factura en papel, pero se crea, valida, emite, recibe y guarda de forma electrónica, lo que la hace más conveniente.

Imagina que la factura electrónica es como un registro de todo lo que compras o vendes. No es solo un papelito, sino un documento digital que te ayuda a llevar un registro bien ordenado de tus movimientos de dinero.

Pero aquí viene lo bueno: cuando llega el momento de pagar tus impuestos, esta factura electrónica se convierte en tu mejor aliada. ¿Por qué? Porque te permite saber con precisión cuánto debes pagar.

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¿Cómo emitir una factura electrónica?

Aunque la factura electrónica tiene la misma validez que una factura de papel, el proceso para emitirla es diferente:

  • Generar la factura electrónica a través de un software o programa contable.
  • Enviar la factura a la DIAN para su validación.
  • La DIAN valida la factura electrónica y la devuelve.
  • Entregas la factura a tu comprador.

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Beneficios de la factura electrónica

Uno de los principales beneficios de emitir factura electrónica es el ahorro que puedes lograr según el tamaño de tu empresa y cuánto factures.

Mujer frente a una pantalla haciendo una factura electrónica

Según un estudio del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT), usar facturas electrónicas es más barato que las formas tradicionales de hacer facturas. Puedes ahorrar hasta un 80% en comparación con la gestión de facturas en papel. Pero además tienes los siguientes beneficios:

  • Registra tus ventas y servicios: la factura electrónica te ayuda a llevar un registro de lo que vendes o de los servicios que prestas.
  • Acceso a declaraciones sugeridas y devoluciones automáticas.
  • Facilita el almacenamiento: guardar tus facturas electrónicas es sencillo, no necesitas espacio físico para papeles.
  • Información en tiempo real: puedes ver al instante toda la información sobre tus transacciones comerciales.
  • Ahorra dinero: al utilizar facturas electrónicas, evitas gastos en papel, envíos y trámites.
  • Trámites más rápidos: tus gestiones con la DIAN son más ágiles y eficientes.

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🧾 Tip: ¿Quieres verificar si una factura fue validada por la DIAN? Solo debes buscar ingresando el código CUFE o UUID. Hazlo aquí. 

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en 2024?

La DIAN categoriza a las personas que deben usar facturas electrónicas según la actividad principal que tienen registrada en su RUT. Por eso, es importante que revises esta información para evitar complicaciones más adelante.

💡 Dato: A partir del 1 de junio, los pequeños negocios (como panaderías, salones de belleza, restaurantes, etc.) debieron empezar a emplear la factura electrónica si vendieron más de $212,000 COP. También, a partir del 1 de julio de 2022, empezó un nuevo límite para los tiquetes de compra con tarjeta (POS). Ahora, el límite será de 5 veces el valor de la UVT.

¿Cómo saber si tu negocio debe emitir factura electrónica? Aquí te dejo lo el listado de quiénes deben facturar electrónicamente según el artículo 6 de la Resolución 000042 de 2020:

  • Responsables del Impuesto Sobre las Ventas (IVA).
  • Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC).
  • Cualquier persona o entidad que realice actividades comerciales, profesiones liberales, preste servicios relacionados con estas actividades o venda productos agrícolas o ganaderos, sin importar si son contribuyentes o no de los impuestos gestionados por la DIAN.
  • Esto incluye a quienes realizan actividades comerciales, importan productos, ofrecen servicios o venden directamente a los clientes.
  • Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación.
  • Entidades del Estado del orden nacional, territorial.
  • Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios.
  • Instituciones educativas.
  • Actividades de seguros y títulos de capitalización.
  • Notarías.

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Conclusión

¡Listo! Ya viste qué es una factura electrónica, por qué es tan importante la facturación electrónica y sus beneficios. Además, te mencioné quiénes deberían estar facturando electrónicamente con la DIAN.

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Recuerda que este artículo no pretende ser un consejo fiscal específico. Si necesitas orientación sobre tus asuntos fiscales, te recomendamos hablar con un contador. Ellos te ayudarán a comprender todas las implicaciones fiscales que puedan ser relevantes para tu situación.

Es importante destacar que esta guía no ofrece servicios profesionales, ni asesoramiento específico sobre temas particulares. La empresa no se hace responsable de los posibles daños o problemas que puedan surgir relacionados con el uso de esta información.

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