Qué es y cómo se implementa el control de inventarios | Guía

Por: Esteffanía Rivera

El control de inventarios de una emprendedora frente a la computadora con paquetería y cajas al lado

En la actualidad, el control de inventarios de una empresa es una manera de organización. Su objetivo es garantizar el ordenamiento del suministro y las cantidades correctas para satisfacer la demanda. La gestión de stock documenta la entrada y salida de productos, pero en la era digital ofrece una gran ventaja competitiva. Un ejemplo de esto es el crecimiento acelerado de compañías como Amazon y Mercado Libre.

En este artículo vamos a conocer la definición del control de inventarios, su importancia en la cadena de suministro, los diferentes tipos de de inventarios, los métodos para el control de inventarios en una empresa, cómo hacer un inventario y cómo implementarlo en un e-commerce, los principales errores al crear un inventario, así como algunos tips y herramientas que serán útiles para tu negocio. Además, podrás encontrar una plantilla de control de inventarios en excel para implementarla en tu negocio. ¿Estás listo? ¡Comencemos!

¿Qué es el control de inventarios?

Un control de inventarios es la actividad de registro físico o digital de todos los productos o mercancías que una empresa almacena para la venta. Tiene como principal finalidad organizar los artículos para maximizar las ganancias y ofrecer el mejor servicio al cliente al conocer los productos de alta demanda y mantenerlos en stock siempre.

“Un inventario es una relación de bienes, mercancías o artículos en existencia que pertenecen a una persona, institución o compañía, mismos que le permiten funcionar o comerciar.”

Por lo que, los inventarios también son un activo de las compañías, pues permiten tomar decisiones e invertir de manera inteligente.

En la gestión de stock se implementan diversos procesos y métodos que veremos más adelante.

Tipos de mercancía de un inventario

Un inventario puede almacenar tres tipos de bienes, que son:

  • Materia prima: materiales para la creación de diferentes productos – para la industria (a gran escala);
  • Medios semielaborados: artículos que se encuentran entre la materia prima y los productos finalizados;
  • Productos: artículos para el comercio al por menor.

Hombre haciendo reporte de inventario o control de inventarios en bodega con anaquel lleno de paquetes y cajas

¿Cuáles son los tipos de inventarios?

  • Inventario inicial
  • Inventario final
  • Inventario de anticipación o previsión
  • Inventario periódico
  • Inventario perpetuo o permanente
  • Inventario anual
  • Inventario cíclico o rolativo
  • Inventario de materia primas
  • Inventario en lote o de tamaño de lote
  • Inventario en consignación
  • Inventario de suministros de fábrica
  • Inventario de productos en proceso de fabricación o de trabajo en proceso
  • Inventario de productos terminados
  • Inventario de mercancías
  • Inventario en tránsito
  • Inventario de seguridad o de reserva
  • Inventario de previsión o estacional
  • Inventario de desacoplamiento
  • Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica
  • Inventario de existencias obsoletas, muertas o pérdidas
  • Inventario disponible
  • Inventario en línea
  • Inventario en cuarentena
  • Inventario físico
  • Inventario de máximos y mínimos
  • Inventarios MRO (materiales para mantenimiento, reparación y operaciones

Como puedes observar, existen muchos tipos de inventario y todos tienen diferentes finalidades (según el fin, la temporalidad, tipo de mercancía, periodicidad, etc). Si te gustaría un post que hable más a fondo sobre los diferentes tipos de inventarios comentanos en redes sociales.

Métodos: tipos de control de inventarios

  1. PEPS
  2. UEPS
  3. Costo promedio
  4. Just in time
  5. Curva ABC

La gestión de inventarios para los diferentes tipos se rige también por diferentes métodos de sistematización. A continuación vamos a describir los cinco principales modelos en el comercio minorista.

1. PEPS

PEPS significa “primeras entradas, primeras salidas”—también conocido como FIFO por sus siglas de la frase en inglés “first in, first out”— . En otras palabras, hay que dar prioridad a los artículos más antiguos del inventario a la hora de realizar las entregas.

Este método se aplica generalmente a los bienes perecederos, como los de la industria de alimentos y bebidas. Una de las características de este método es que en el inventario se actualiza al precio más reciente. De esta manera, cuando hay una reducción en el precio, las ganancias o utilidades aumentan y la valoración del inventario se puede inflar porque los costos iniciales de venta se conservan. Pero es importante que tomes en cuenta que los impuestos sobre la renta también aumentarán.

Cocina de restaurante con dos chef preparando comida-PEPS tipos de control de inventario

2. UEPS

UEPS significa “últimas entradas, primeras salidas” o “last in, first out”: LIFO. Es decir, los artículos más nuevos deben venderse primero. A diferencia del formato anterior, este solo debe utilizarse si los productos no son perecederos.

3. Costo promedio

El costo promedio, como su nombre lo indica, es la suma de los costos de las mercancías nuevas y viejas, dividida por la cantidad total de los artículos.

Por ejemplo: Si has introducido 10 productos nuevos de 100 pesos dólares (= 1,000 pesos) y, en el almacén ya tenías 12 productos antiguos de 50 pesos (= 600 pesos), el cálculo será:

$ 1,000 + $ 600 = $ 1,600 / 22 = $ 72.72

Así, $72.72 pesos es el costo promedio de cada artículo que tienes en inventario. Con este valor, puedes renovar el precio de tus productos. Además, al promediar el costo de las mercancías más antiguas se obtiene un valor de inventario más cercano a la realidad.

4. Just in time

Just in time —”Justo a tiempo” en español— es una metodología que tiene como principio mantener la menor cantidad de productos en inventario y evitar el desperdicio.

Sin embargo, para que verdaderamente funcione, es esencial que encuentres un proveedor que ofrezca plazos de entrega rápidos. Además, el control de inventario debe ser de tipo permanente.

5. Curva ABC

Por último, la curva ABC es el método que clasifica los productos en función de su grado de rotación, en el cual:

  • A es para los productos de alto rendimiento (los productos estrella de una tienda online);
  • B es para los artículos que tienen un volumen de rotación medio y generan un menor retorno que el tipo A;
  • C es para los artículos de bajo rendimiento.

6. Demanda independiente contra dependiente

En este caso, los modelos de control de inventarios suponen que la demanda de un artículo es independiente o dependiente de la demanda de otros artículos. Su principal función es reducir costos de almacenamiento y ordenar productos. El método EOQ (Economic Order Quantity) o modelo de la cantidad económica a ordenar es uno de los más conocidos para el control de inventarios para demanda independiente. Se utiliza cuando la empresa tiene una demanda constante y, por lo tanto, requiere de uso y renovación de inventarios constante.

💡 En cuanto a los métodos de control de inventario, cabe destacar que, en contabilidad, solo el método PEPS y el costo promedio se consideran modelos válidos para contabilizar y demostrar los valores en las declaraciones de impuestos.

Todas las metodologías presentadas anteriormente contemplan parámetros puramente de gestión (y no de contabilidad).

¿Cómo hacer la medición en un inventario físico y uno contable?

Es importante distinguir que la estimación en la gestión de inventarios puede hacerse de dos maneras:

  1. Medición física: suma de las cantidades de cada tipo de producto y la organización de almacenaje;
  2. medición monetaria: costo monetario individual y valor total de la mercancía.

¿Por qué es importante hacer un reporte de inventario en una empresa?

1. Ayuda a controlar el flujo de efectivo

2. Aumenta las ventas

3. Mantiene la reputación de la empresa

4. Permite generar reportes y medir resultados

Como ya mencionamos, el inventario se considera un activo debido a su gran valor y a que ayuda a controlar el flujo de efectivo. Al organizar el inventario de una empresa, tienes la oportunidad de comprender con mayor claridad lo que debes comprar, lo que puedes retirar de los próximos pedidos de los proveedores, el precio de venta de tus mercancías, entre otras cosas. De este modo, evitas los desabastos de productos y las pérdidas, e identificas las oportunidades de inversión inteligente para generar capital circulante. 💰

Al controlar el inventario de tu tienda online, puedes adelantarte a tu competencia, especialmente si no realizan este control.

Uno de los beneficios de la administración de inventarios es que permite aumentar las ventas. Vigilar constantemente la oferta ofrece datos para determinar las ventas estacionales y anticipar un mayor volumen de salidas. Esto significa que puedes comprar los productos con anticipación y satisfacer la demanda que surja sin agotar el stock de tu negocio.

Al controlar tu inventario y mantenerlo organizado puedes atacar muchos indicadores de atención al cliente. Por ejemplo, en un e-commerce tus entregas se vuelven más ágiles. Esto, como efecto, conduce a comentarios positivos de tu clientela, ya sea por correo electrónico, comentarios en las páginas de productos y/o publicaciones en redes sociales (visibles para todos los seguidores de tu marca). Lo que refuerza la reputación de tu empresa.

📌 En pocas palabras: Velocidad y eficiencia de envío = Buena reputación

Te dejamos un video para organizar tu stock:

Finalmente, pero no menos importante, la elaboración de reportes sobre tus inventarios puede ayudarte a planear acciones, analizar datos y suavizar el impacto de cualquier problema. De este modo, todas las necesidades y obligaciones quedan claras para el responsable de cada área de la empresa.

Cómo funciona la gestión de stock en e-commerce

Primero que nada, si tu tienda online no cuenta con un inventario, no te preocupes, nunca es tarde para implementar un modelo de control de inventarios. Así como cualquier negocio físico o tradicional, un negocio digital precisa un método de administración de inventarios para su correcto funcionamiento, optimización de ganancias y los principales beneficios que ofrecen los inventarios.

Primero que nada, si tu tienda online no cuenta con un inventario, no te preocupes, nunca es tarde para implementar un modelo de control de inventarios. Así como cualquier negocio físico o tradicional, un negocio digital precisa un método de administración de inventarios para su correcto funcionamiento, optimización de ganancias y los principales beneficios que ofrecen los inventarios.

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¿Cómo implementar el control de inventarios o gestión de stock?

  • Organizar el entorno físico;
  • Hacer el inventario;
  • Registrar los productos;
  • Determinar los periodos de compra;
  • Realiza auditorías;
  • Determina tu presupuesto de inventario.

Muchas veces hemos escuchado hablar de los almacenes gigantes de los marketplace como los mencionados al inicio de este post: Amazon y Mercado Libre. Un negocio propio, evidentemente no necesita tener almacenes de esa magnitud, pero sí uno de acuerdo con sus necesidades, y cualquiera de los casos debe estar perfectamente organizado. Te comparto algunos tips para lograrlo con poco esfuerzo:

  • Utiliza estantes y cajas organizadoras;
  • agrupa los objetos en función de sus características (tipo, color, tamaño, etc.);
  • establece reglas básicas (como colocar los productos más próximos a vencer hasta adelante);
  • define procesos y los responsables de cada uno de ellos (¿quién será el encargado de recibir los del proveedor?, ¿quién organiza y etiqueta los productos?, ¿quién de registrarlos en la tienda online?).

Para asegurarte de que no haya excesos ni lagunas en tus existencias, haz un seguimiento, sigue estos consejos:

  • Establece y cumple con los periodos de revisión de tu catálogo de productos;
  • realiza un balance de ventas (productos con alta y baja rotación);
  • aplica las mediciones físicas y monetarias comentadas anteriormente (para entender si los ingresos son estables, aumentan o disminuyen).

El inventario agilizará el registro de tus productos en tu tienda en línea, para esto no debes olvidar:

  • Contar con fotografías de producto de alta calidad que te ayuden a conectar con tus consumidores y a identificar visualmente tu inventario;
  • Utiliza nombres que ayuden a los consumidores a identificarlos fácilmente, pero agrega un código de registro o SKU para su debido control;
  • Si cuentas con un inventario en Excel (con tallas, colores, etc.), podrás realizar carga masiva de productos y esto optimizará tiempos y costos.

Este proceso dependerá de las funcionalidades de tu plataforma de e-commerce. En Tiendanube, te ofrecemos la opción de registrar artículos con y sin variables.

Vale la pena destacar la importancia de mantener un estándar entre los registros virtuales de la mercancía y las agrupaciones de existencias físicas. De esta manera, encontrar los productos al momento de enviarlos será más fácil y rápido.

Las auditorías son importantes para monitorear el estado de las mercancías. Por ejemplo, si las realizas periódicamente 一cada 3 o 4 meses一 estarás bien informado sobre el estado de tu inventario y esto facilitará la toma de decisiones preventivas o de inversión.

Determinar el presupuesto de tu inventario te ayudará a que evites endeudarte, identifiques oportunidades de compra y realices ajustes en tus pedidos con proveedores. Recuerda que todos los días puedes aprender de tu negocio.

¿Cuáles son los principales errores que se cometen durante la gestión de inventarios?

  • Cometer errores durante el picking o preparación de pedidos;
  • No hacer quema de inventarios;
  • Vender productos agotados o fuera de stock;
  • No automatizar el sistema de control de inventarios;
  • Errar el cálculo del valor de tu inventario y tener pérdidas;
  • Deterioro o devaluación de mercancías que se almacenan por mucho tiempo.

Hablemos a detalle sobre estos errores durante la gestión de un inventario. La preparación de pedidos o picking es una etapa importante en el proceso de venta de un negocio en línea, pues es el último contacto con el producto antes de la entrega al cliente. En esta etapa es necesario verificar el estado del producto, fecha de caducidad, que el producto que se enviará sea el de la orden de compra, etc.

En caso de fallar en alguno de estos puntos, el producto puede ser cancelado o regresado por el cliente, lo que implica un aumento en el costo de envío y ¡No queremos eso!

Por otro lado, recuerda que es mejor tener un producto circulando con un precio más bajo que, almacenado sin generar ningún retorno. ¿Verdad?

Vender productos que se agotaron puede traerte grandes problemas, porque los clientes pueden molestarse y nunca regresar. En casos más extremos, si tu tienda en línea arroja una fecha de entrega que no será cumplida, los clientes podrían tomar acciones legales. No te expongas a esto, prevé estos problemas con la correcta administración de inventarios y configura alertas de stock en tu tienda en línea para que tus clientes sepan que el artículo está agotado y reciban una notificación cuando regrese a disponibilidad.😉

Por lo tanto, cuando observes que hay productos inactivos en almacén, organiza una quema de inventarios. Para ello, puedes:

  • Crear kits promocionales de mercancía complementaria (como zapatos y calcetines, por ejemplo);
  • Ofrecer cupones de descuento que se utilicen sólo para esos artículos;
  • Lanzar una campaña de rebajas con precios más bajos de los iniciales y mostrar el precio anterior para que las personas conozcan el ahorro.

📌 Solo procura venderlos a valores que cubran los costos y sigan generando un pequeño rendimiento.

Globos rojos con simbolo de descuento y bolsa de compras-La administración de inventarios de ventas

La automatización de procesos en cualquier empresa es fundamental, pues el tiempo es dinero. Ahora bien, la automatización de la gestión de inventarios es necesaria sí o sí en cierto momento del crecimiento de un negocio. Este momento es más cercano cuando hablamos de tiendas en línea, ya que, si necesitas hacer bajas manuales de cada venta, la posibilidad de cometer errores es más grande.

5 consejos para la administración de inventarios en e-commerce

  • Enumera y organiza todos los productos;
  • Lleva un control muy estricto;
  • Analiza tu historial de ventas;
  • Conoce a tus proveedores;
  • Organiza inteligentemente.

1. Enumera y organiza todos los productos

Lo primero que hay que hacer es comprobar que todos los elementos estén registrados en una hoja de cálculo o en un software automatizado.

Para facilitar la visualización y el movimiento del inventario, separa los productos por categorías y subcategorías según sus características. No olvides introducir la fecha de caducidad de cada uno de los artículos.

📌 Como te conté arriba, los códigos SKU son de gran ayuda para este proceso.


No te lo pierdas...

2. Lleva un control muy estricto

Asegúrate de registrar todas las entradas y salidas de productos. De este modo, se minimiza al máximo la posibilidad de futuros errores. No importa si lo haces en un Excel, con un ERP, o automáticamente, pero hazlo.

3. Analiza tu historial de ventas

Empezando por los productos que tienen más salida o los que están atascados en el almacén, puedes programarte para no perder ventas por falta de mercancía o tener más artículos guardados en tu almacén. También cuida los productos de temporada, es decir, los que se venden mucho más en una determinada época del año.

4. Conoce a tus proveedores

Presta atención a la disponibilidad y al cumplimiento de los plazos de entrega por parte de los proveedores. De esta manera, evitarás el desabasto de productos en tu e-commerce.

Si la entrega del proveedor se retrasa, también se retrasará la entrega al cliente y, como ya vimos, tu marca puede ser la perjudicada por ello.

5. Organiza inteligentemente

Cuando definas el lugar donde se almacenarán tus productos, elige un entorno de fácil acceso y buena visibilidad. Así, será más sencillo distribuir el espacio y colocar los productos. Deja los productos de mayor venta en un espacio de fácil acceso y dale un lugar específico a cada cosa (cajas, protectores de productos frágiles o elementos de empaquetado, guías de paquetería, etc.)

💡 Si implementas códigos SKU en tu inventario puedes organizar tus anaqueles o zonas de almacenaje con estos códigos y hacer todavía más ágil tu proceso de picking.

Herramientas para la administración de inventarios

  1. ERP
  2. SRM

Ya hablamos de la importancia de la automatización de la administración de inventarios en una empresa o tienda en línea. Revisemos dos herramientas muy útiles para organizar los reportes de inventarios.

1. ERP

Si se trata de eficacia y de la preferencia de los usuarios, el ERP es sin duda el favorito de los emprendedores. El Enterprise Resource Planning —Planeación de Recursos Empresariales— es un sistema de gestión comercial que ofrece a los minoristas funciones como:

  • Control de inventarios;
  • registro de clientes y contactos;
  • control financiero;
  • facturación de pedidos.

Esta herramienta, además de los beneficios mencionados anteriormente, permite la integración con tiendas virtuales y marketplaces, centralizando toda la gestión en una única interfaz.

2. SRM

Supplier Relationship Management —Administración de las relaciones con los proveedores— es una herramienta cuyo objetivo es optimizar la relación entre una empresa y sus proveedores. En definitiva, este sistema automatiza diferentes procesos, incluida la gestión de inventarios.

Además, el SRM tiende a mejorar el proceso de compra de insumos y servicios. Con la creación de inventarios inteligentes, este mecanismo contribuye a la calidad de los resultados y a la reducción de los gastos.

Entre las principales ventajas del SRM, destacan las siguientes:

  • Alineación de criterios para la elección de proveedores;
  • Análisis del rendimiento de los proveedores;
  • Ayuda en la toma de decisiones;
  • Control de riesgos.

Como ya señalamos anteriormente, no automatizar los flujos logísticos y financieros de tu empresa es un gran error. Por ello, herramientas como el ERP y el SRM pueden ayudarte a construir un negocio más sólido.

Control de inventarios en Excel

Sabemos que a veces no es tan fácil contar con un sistema de control de inventarios automático, sobre todo cuando un negocio va empezando. Pero no queremos que te quedes sin implementar el control de inventarios en tu negocio desde ya. Tenemos una plantilla de control de inventarios en excel para que comiences desde hoy a organizar tu inventario. ¡No te vayas sin descargarla! Llena los datos del pop-up y descárgala gratis. 📋📢

Plantilla de control de inventarios en Excel

Plantilla de control de inventarios en excel ¿cómo descargarla?

Preguntas frecuentes

¿Puedo conectar mi tienda a mi ERP? o ¿Puedo conectar mi tienda a mi sistema de facturación e inventarios?

Sí, en Tiendanube trabajamos con Bind ERP.

De igual forma, nuestra API es pública y puede ser utilizada para integrar la funcionalidad de las tiendas con servicios externos.

Conclusión

Ahora que sabes la importancia que tienen los inventarios para la contabilidad de las empresas y negocios, la organización y procesos internos, la planeación de ventas, así como para la reputación de una marca sabes que DEBES implementar la gestión de inventarios dentro de tu negocio para no perder dinero. Los beneficios de los inventarios son muchos como para no implementarlos en tu negocio.

Espero que con este artículo hayas aclarado dudas y sea una guía para implementar las mejores prácticas en tu negocio.

Ah, y si aún no has creado tu tienda online, aprovecha y prueba Tiendanube durante 30 días de forma completamente gratuita. Te estamos esperando. 💙

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